Policies der IDT Biologika

Allgemeine Einkaufsbedingungen

IDT Biologika GmbH

Die Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) der IDT Biologika GmbH können Sie hier einsehen.

TEW Technik-Energie-Wasser-Servicegesellschaft mbH

Die Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) der TEW Technik-Energie-Wasser-Servicegesellschaft mbH können Sie hier einsehen.

 
 

Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf unserer Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern

Beim Besuch unserer Website kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit Cookies und mit sogenannten Analyseprogrammen. Die Analyse Ihres Surf-Verhaltens erfolgt in der Regel anonym; das Surf-Verhalten kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Sie können dieser Analyse widersprechen oder sie durch die Nichtbenutzung bestimmter Tools verhindern. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der folgenden Datenschutzerklärung.

Sie können dieser Analyse widersprechen. Über die Widerspruchsmöglichkeiten werden wir Sie in dieser Datenschutzerklärung informieren.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

IDT Biologika GmbH
Am Pharmapark
06861 Dessau-Roßlau

Telefon: +49 (0) 34901 8850
E-Mail: info@idt-biologika.com

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Auskunft, Sperrung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

3. Datenschutzbeauftragter

Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

IDT Biologika GmbH
Datenschutzbeauftragter
Am Pharmapark
06861 Dessau-Roßlau

E-Mail: datenschutz@idt-biologika.de

4. Datenerfassung auf unserer Website

Cookies

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browser aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen erwünschter Funktionen (z.B. Warenkorbfunktion) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Die Server-Log-Dateien werden nach 7 Tagen gelöscht (gem. BGH Beschluss 13. Juli 2014 - III ZR 391/13). Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Soziale Medien

Twitter Plugin

Auf unseren Seiten sind Funktionen des Dienstes Twitter eingebunden. Diese Funktionen werden angeboten durch die Twitter Inc., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA. Durch das Benutzen von Twitter und der Funktion "Re-Tweet" werden die von Ihnen besuchten Websites mit Ihrem Twitter-Account verknüpft und anderen Nutzern bekannt gegeben. Dabei werden auch Daten an Twitter übertragen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Twitter erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Twitter unter: https://twitter.com/privacy.

Ihre Datenschutzeinstellungen bei Twitter können Sie in den Konto-Einstellungen unter https://twitter.com/account/settings ändern.

6. Analyse Tools und Werbung

Google Analytics

Diese Website nutzt Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Google Analytics verwendet so genannte "Cookies". Das sind Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Die Speicherung von Google-Analytics-Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzerverhaltens, um sowohl sein Webangebot als auch seine Werbung zu optimieren.

IP Anonymisierung

Wir haben auf dieser Website die Funktion IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Browser Plugin

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch den Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Widerspruch gegen Datenerfassung

Sie können die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, der die Erfassung Ihrer Daten bei zukünftigen Besuchen dieser Website verhindert: Google Analytics deaktivieren.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

Auftragsdatenverarbeitung

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Google Analytics vollständig um.

7. Plugins und Tools

YouTube

Unsere Website nutzt Plugins der von Google betriebenen Seite YouTube. Betreiber der Seiten ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.

Wenn Sie eine unserer mit einem YouTube-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben.

Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von YouTube unter: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

Vimeo

Unsere Website nutzt Plugins des Videoportals Vimeo. Anbieter ist die Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.

Wenn Sie eine unserer mit einem Vimeo-Plugin ausgestatteten Seiten besuchen, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt. Dabei wird dem Vimeo-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Zudem erlangt Vimeo Ihre IP-Adresse. Dies gilt auch dann, wenn Sie nicht bei Vimeo eingeloggt sind oder keinen Account bei Vimeo besitzen. Die von Vimeo erfassten Informationen werden an den Vimeo-Server in den USA übermittelt.

Wenn Sie in Ihrem Vimeo-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie Vimeo, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem Vimeo-Account ausloggen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo unter: https://vimeo.com/privacy.

Google Maps

Diese Seite nutzt über eine API den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.


8. Datenverarbeitung im Rahmen der Pharmakovigilanz

Vielen Dank für jede Meldung eines unerwünschten Ereignisses im Zusammenhang mit einem Tierarzneimittel der IDT Biologika GmbH. Diese Daten werden
ausschließlich für Zwecke der Pharmakovigilanz verwendet und weitergegeben.

Wir sind behördlich verpflichtet, Informationen zu unerwünschten Ereignissen nach Anwendung von IDT-Produkten oder anderen Problemen im Zusammenhang mit Tierarzneimitteln der IDT Biologika GmbH zu erfassen, zu bewerten, sie an zuständige Behörden zu melden und die Vorgänge für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum zu archivieren. Diese Verpflichtung gilt weltweit in allen Vertriebsländern, d.h. auch in Ländern außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO.

In diesem Zusammenhang werden auch personenbezogene Daten erfasst. Diese Daten werden jedoch nur zweckgebunden und soweit verwendet, wie sie zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben notwendig sind.

Im Rahmen der Meldung an die zuständigen Behörden werden Angaben zum Ereignis detailliert weitergegeben, die Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form. Im Detail werden zu den Kontaktpersonen lediglich die Funktion (z. B. Tierarzt, Tierhalter usw.), das Herkunftsland, der erste Buchstabe des Nachnamens und die erste Ziffer der Postleitzahl weitergegeben. Bei Exposition eines Menschen im Zusammenhang mit einem Tierarzneimittel der IDT Biologika GmbH werden zudem Alter und Geschlecht sowie der erste Buchstabe des Vor- und Nachnamens der betroffenen Person gemeldet.

Auch bei einer notwendigen Weitergabe der Informationen zum gemeldeten Ereignis an Niederlassungen, Geschäftspartner oder Auftragnehmer der IDT werden Ihre personenbezogenen Daten nicht vollständig angegeben bzw. sorgt die IDT Biologika GmbH für den Schutz Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung.

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei der IDT Biologika GmbH solange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Das sind aktuell mindestens bis ein Jahr nach Ablauf des Produktverfalldatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre (§ 20
Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung (AMWHV)).

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Pharmakovigilanz dient der Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), außerhalb der EU gemäß Art. 6, Abs. 1 lit. f und Art. 49 Abs. 1 lit. e.

Sie können bei uns auf Anfrage Informationen zum konkreten Verbleib und der Nutzung Ihrer Daten erhalten. Hinsichtlich der Auskunft, Sperrung und Löschung Ihrer Daten gelten die unter Punkt 2. dieser Datenschutzerklärung genannten Hinweise.

Falls Sie mit der Verarbeitung und Archivierung Ihrer personenbezogenen Daten nicht einverstanden sind, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 3. genannten zuständigen Stelle für Datenschutz der IDT Biologika GmbH.

 

Financial Conflict of Interest policy

I. Introduction and Objective

When IDT Biologika GmbH (“IDT”) is involved with research funded by the Public Health Service of the U.S. Department of Health and Human Services (“PHS”), and any components of the PHS to which the authority involved may be delegated, including the National Institutes of Health (“NIH”), IDT must, and shall, comply with the requirements of 45 C.F.R. Part 94, “Responsible Prospective Contractors,” which promote objectivity in research and establish standards to provide a reasonable expectation that the design, conduct, and reporting of research performed under PHS contracts will be free from bias related to financial conflicts of interest.

The purpose of this Financial Conflict of Interest Policy (this “Policy”) is to establish the standards for compliance with 45 C.F.R. Part 94 and for determining the existence of conflicts of interest, the requirements for disclosing conflicts, and the process for reducing, managing, or eliminating conflicts.

II. Application

This Policy applies to all proposed and on-going PHS-funded research and any other research that IDT designates as subject to this Policy. Such PHS-funded research includes research authorized under the PHS Act (42 U.S.C. 201 et seq.) or other statutory authority, such as a research grant, center grant, individual fellowship award, infrastructure award, institutional training grant, program project, conference and workshop grant, or research resources award.

III. Policy

A. Definitions.

Capitalized terms not otherwise defined herein shall have the meanings ascribed to such terms in 45 C.F.R. Part 94.

1. Contractor

means an entity that provides property or services under contract for the direct benefit or use of the U.S. Federal Government.

2. Financial conflict of interest (“FCOI”)

means a Significant Financial Interest that could directly and significantly affect the design, conduct, or reporting of PHS-funded research.

3. FCOI report

means a report of a financial conflict of interest to a PHS awarding component.

4. Financial interest

means anything of monetary value, whether or not the value is readily ascertainable.

5. Institutional Responsibilities

means an Investigator’s professional responsibilities on behalf of IDT, which may include: research, research consultation, teaching, professional practice, and institutional committee memberships.

6. Investigator

means the project director or principal Investigator and any other person, regardless of title or position, who is responsible for the design, conduct, or reporting of research funded by the PHS, or proposed for such funding, which may include, for example, collaborators or consultants.

7. Key personnel

includes a project director or principal Investigator of a PHS-funded research project and any other personnel considered to be essential to work performance and identified as key personnel in the contract proposal and contract.

8. PHS Awarding Component

means the organizational unit of PHS that funds research subject to 45 C.F.R. Part 94.

9. Significant Financial Interest

means a financial interest consisting of one or more of the following interests of the Investigator (and those of the Investigator’s spouse and dependent children) that reasonably appears to be related to the Investigator’s Institutional Responsibilities:

a) With regard to any publicly traded entity, a Significant Financial Interest exists if the value of any remuneration received from the entity (salary and any payment for services not otherwise identified as salary such as consulting fees, honoraria, or paid authorship) in the twelve (12) months preceding the disclosure aggregated with the value of any equity in the entity (for example, stock, stock options, or other ownership interests as determined through reference to public prices or other reasonable measures of fair market value) exceeds $5,000.

b) With regard to any non-publicly traded entity, a Significant Financial Interest exists if the aggregated value of any remuneration received from the entity in the twelve (12) months preceding the disclosure exceeds $5,000, or when the Investigator (or the Investigator’s spouse or dependent children) holds any equity interest.

c) Intellectual property rights and interests (e.g., patents, copyrights), upon receipt of income related to such rights and interests.

The term Significant Financial Interest does not include the following types of financial interests: salary, royalties, or other remuneration paid by IDT to the Investigator if the Investigator is currently employed or otherwise appointed by IDT, including intellectual property rights assigned to IDT and agreements to share in royalties related to such rights; any ownership interest in IDT held by the Investigator; income from investment vehicles, such as mutual funds and retirement accounts, as long as the Investigator does not directly control the investment decisions made in these vehicles; income from seminars, lectures, or teaching engagements sponsored by a federal, state, or local government agency, an institution of higher education as defined at 20 U.S.C. 1001(a), an academic teaching hospital, a medical center, or a research institute that is affiliated with an Institution of higher education; or income from service on advisory committees or review panels for a federal, state, or local government agency, an institution of higher education as defined at 20 U.S.C. 1001(a), an academic teaching hospital, a medical center, or a research institute that is affiliated with an institution of higher education.



B. General Principles

1. IDT will fully comply with the federal rule at 45 C.F.R. Part 94 titled “Responsible Prospective Contractors,” as it relates to all Research, grants or awards for which funding from PHS or any PHS Awarding Component is sought or received (“PHS-funded research”).

2. The requirements of this Policy and the management of the processes necessary to implement this Policy are set forth in the following Procedures.

IV. Procedures

A. Investigator Disclosures

1. Project-Specific Disclosures.

IDT requires that each Investigator who is planning to participate in the PHS-funded research disclose to Thomas Picek the Investigator’s Significant Financial Interests related to the Investigator’s Institutional Responsibilities (and those of the Investigator’s spouse and dependent children) no later than the time of application for PHS-funded research.

2. Annual Disclosures.

IDT requires that each Investigator who is participating in the PHS-funded research submit an updated Disclosure of Significant Financial Interests form at least annually during the period of the award. Such disclosure shall include any information that was not disclosed initially to IDT or in a subsequent disclosure of Significant Financial Interests (e.g., any FCOI identified on a PHS-funded research project that was transferred from another institution), and shall include updated information regarding any previously disclosed Significant Financial Interest (e.g., the updated value of a previously disclosed equity interest).

3. Investigator Travel.

Investigators also must disclose the occurrence of any reimbursed or sponsored travel related to their Institutional Responsibilities; provided, however, that this disclosure requirement does not apply to travel that is reimbursed or sponsored by a federal, state, or local government agency, an institution of higher education, an academic teaching hospital, a medical center, or a research institute that is affiliated with an Institution of higher education. This disclosure must include the purpose of the trip, the identity of the sponsor/organizer, the destination, and the duration.

4. Disclosure Updates.

IDT requires that Investigators update IDT within thirty (30) days in the event that they discover or acquire a new Significant Financial Interest.


B. Review of Disclosures and Determination of FCOI

1. Review of Disclosures.

IDT is responsible for reviewing any disclosures of (i) Investigator Travel and/or (ii) a Significant Financial Interest belonging to an Investigator, and Investigator’s spouse, or the Investigator’s dependent children, to the extent either reasonably appear to relate to the Investigator’s Institutional Responsibilities (collectively, (i) and (ii) are included in the definition of “Significant Financial Interests”). IDT may, in its discretion, identify through procedures or other guidance documents, additional interests that it will review.

2. Relatedness Determination.

IDT will evaluate each disclosure to determine whether it relates to the Investigator’s Research or Institutional Responsibilities. A Significant Financial Interest will be found to relate to the Investigator’s Research or Institutional Responsibilities when it is reasonably determined that the Significant Financial Interest could be affected by the research, or is in an entity whose financial interest could be affected by the Research or Institutional Responsibilities. The Investigator may be asked to provide information to assist in the assessment of whether a Significant Financial Interest is related to the Investigator’s research or Institutional Responsibilities.

3. Timing of Review.

a) Initial Significant Financial Interests.
For PHS-funded research, Significant Financial Interests disclosed at the time of the funding and/or protocol application will be evaluated prior to the expenditure of any funds. For all other research subject to this Policy, Significant Financial Interests disclosed at the time of the funding and/or protocol application will be evaluated prior to the initiation of the research activities.

b) Updated Significant Financial Interests.
To the extent a new Significant Financial Interest is disclosed to IDT in the course of an ongoing research project, IDT will, within sixty (60) days from the date of the disclosure: (i) determine if the Significant Financial Interest relates to the Investigator’s research; (ii) if it relates, determine if it qualifies as an FCOI; and (iii) if it is an FCOI, implement on at least an interim basis a management plan as described below. IDT may, depending on the circumstances, conclude that additional interim measures are necessary with regard to the Investigator’s participation in the research between the date of disclosure and the completion of IDT’s review.

4. Determination of FCOI.

An FCOI will be found to exist when a Significant Financial Interest related to the Investigator’s research could directly and significantly affect the design, conduct, or reporting of the PHS-funded research. IDT will maintain a process and written criteria for making FCOI determinations, and will evaluate and revise such guidelines as appropriate.



C. Management of FCOI

1. Management of FCOI.

For any identified FCOI, IDT shall take appropriate action to manage the conflict in order to reduce the potential for it to compromise the safety or validity of the research. Research in which an Investigator is found to have an FCOI will not be permitted to proceed until the Investigator has agreed to implement an acceptable management plan. The appropriate techniques identified by IDT to manage an identified FCOI will be outlined in a written management plan. Examples of conditions or restrictions that might be imposed to manage an FCOI include, but are not limited to:

a) Public disclosure of the FCOI (e.g., when presenting or publishing the research).
b) For research involving human subjects, disclosure of the FCOI directly to participants.
c) Appointment of an independent monitor capable of taking measures to protect the design, conduct, and reporting of the research against bias resulting from the FCOI.
d) Modification of the research plan.
e) Change of personnel or personnel responsibilities, or disqualification of personnel from participation in all or a portion of the research.
f) Reduction or elimination of the financial interest (e.g., sale of an equity interest).
g) Severance of relationships that create FCOI.

2. Disclosure for PHS-Funded Drug/Device Research.

In any case in which the U.S. Department of Health and Human Services determines that a PHS-funded project of clinical research whose purpose is to evaluate the safety or effectiveness of a drug, medical device, or treatment has been designed, conducted, or reported by an Investigator with an FCOI that was not managed or reported by IDT, the Investigator will be required to disclose the FCOI in each public presentation of the results of the research and to request an addendum to previously published presentations.



D. Retrospective Reviews; Mitigation Reports

1. Identification of Significant Financial Interests Not Timely Disclosed or Reviewed.

In the event IDT identifies a Significant Financial Interest that was not disclosed in a timely manner by an Investigator or, for whatever reason, was not previously reviewed by IDT in accordance with this Policy during an on-going research project (e.g., was not timely reviewed or reported by a subrecipient), IDT will, within sixty (60) days of identifying such a Significant Financial Interest: (i) determine if the Significant Financial relates to the Investigator’s research; (ii) if it relates, determine if it qualifies as an FCOI; and (iii) if it is an FCOI, implement on at least an interim basis a management plan in accordance this Policy to manage the FCOI going forward. Depending on the nature of the FCOI, if a retrospective review for bias is required, IDT may determine that additional interim measures are necessary with regard to the Investigator’s participation in the research between the date that the FCOI is determined and the completion of IDT’s retrospective review. The identified FCOI must be reported to the relevant PHS Awarding Component in accordance with this Policy.

2. Retrospective Review for Bias.

There may be times when an FCOI is not identified or managed in a timely manner, including: failure by the Investigator to disclose a Significant Financial Interest that is determined by IDT to constitute an FCOI; failure by IDT to review or manage such an FCOI; or failure by the Investigator to comply with an FCOI management plan. In the event such noncompliance is identified, IDT will, within 120 days of the determination of noncompliance, complete a retrospective review of the Investigator’s activities and the research to determine whether there was any bias in the design, conduct or reporting of the research or any portion thereof during the time period of the noncompliance. Any FCOI report submitted with respect to such research will be updated as necessary in light of the results of the retrospective review.

3. Documentation of Retrospective Review.

IDT will document the following with regard to any retrospective review:

a) Project number.
b) Project title.
c) Project director (PD)/principal investigator (PI) or contact PD/PI if a multiple PD/PI model is used.
d) Name of the Investigator with the FCOI.
e) Name of the entity with which the Investigator has the FCOI.
f) Reason(s) for the retrospective review.
g) Detailed methodology used for the retrospective review (e.g., methodology of the review process, composition of the review panel, documents reviewed).
h) Findings of the review.
i) Conclusions of the review.

4. Notification of Awarding Agency; Mitigation Report.

If bias is found in the design, conduct or reporting of PHS-funded research during the period of noncompliance, IDT will promptly notify the relevant PHS Awarding Component and will submit a mitigation report, which will include at least the elements documented in the retrospective review and a description of the impact of the bias on the research project IDT’s plan of action or actions taken to eliminate or mitigate the effect of the bias.



E. IDT Notification and Reporting to PHS Awarding Agencies

1. PHS Notification.

For PHS-funded research, IDT will provide all required notifications and reports to the relevant PHS Awarding Component, in accordance with applicable regulations and this Policy.1

2. FCOI Reports.

a) Types of FCOI Reports.
IDT will report any identified FCOI that is related to PHS-funded research to the relevant PHS awarding agency, whether identified in advance of commencing a PHS-funded research project (an “Initial FCOI Report”) or in the course of an on-going PHS-funded research project as a result of new FCOI information (“Updated FCOI Report”). For any identified FCOI related to on-going PHS-funded research that was previously reported in an Initial FCOI Report, IDT will provide an annual FCOI report that addresses the status of the FCOI (including any changes in the value of the previously reported interest) and any changes to the management plan (“Annual FCOI Report”). Such Annual FCOI Reports will be provided for the duration of the PHS-funded research.

b) Timing of FCOI Reports.
IDT will provide required FCOI reports in accordance with the following timeframes:

(i) Initial FCOI Reports: prior to the expenditure of any funds.
(ii) Updated FCOI Reports: within sixty (60) days of identification of a new FCOI (whether due to a new Investigator or a new FCOI disclosed by an existing Investigator) or identification of an FCOI that was not timely disclosed or managed.
(iii) Annual FCOI Reports: at least annually, in accordance with the awarding agency’s specifications. For NIH-funded research, the Annual FCOI Report is due at the same time as IDT is required to submit the annual progress report for a grant, including a multi­year funded progress report if applicable, or at the time of the extension.

c) Content of FCOI Reports.
Any FCOI Report shall provide sufficient information to enable the PHS awarding agency to understand the nature and extent of the FCOI and to assess the appropriateness of IDT’s management plan. Any FCOI Report will include at least the following information:

(i) Project number.
(ii) Project Director/Principal Investigator (“PD/PI”) or contact PD/PI if a multiple-PD/PI model is used.
(iii) Name of the Investigator with the FCOI.
(iv) Nature of the financial interest (e.g., equity, consulting fee, travel reimbursement, honorarium).
(v) Value of the financial interest, provided in dollar ranges, or a statement that the interest is one whose value cannot be readily determined through reference to pubic prices or other reasonable measures of fair market value.
(vi) A description of how the financial interest relates to the PHS-funded research and the basis for IDT’s determination that the financial interest conflicts with such research.
(vii) A description of the key elements of IDT’s management plan, including: the role and principal duties of the conflicted Investigator in the research; the conditions of the management plan; how the management plan is designed to safeguard objectivity in the research; confirmation of the Investigator’s agreement to the management plan; how the management plan will be monitored to ensure Investigator compliance; and any other information IDT deems necessary to meet its obligations under applicable regulations and this Policy.

d) Additional Notifications.
In addition to the required FCOI reports, IDT will promptly notify the relevant PHS Awarding Component in the event that it finds that an Investigator’s failure to comply with this Policy or an imposed management plan has biased the design, conduct, or reporting of PHS-funded research (such notification will include the corrective action taken or to be taken in response to the identified Investigator non-compliance).



F. Requirements for Subrecipients of PHS-Funded Research

If IDT carries out the PHS-funded research through a subrecipient (e.g., subcontractors, or consortium members), IDT (the awardee Institution) must take reasonable steps to ensure that any subrecipient Investigator complies with this part by:

1) Incorporating as part of a written agreement with the subrecipient terms that establish whether IDT’s FCOI Policy or the subrecipient’s FCOI policy will apply to the subrecipient’s Investigators.

a) If the subrecipient’s Investigators must comply with the subrecipient’s FCOI policy, the subrecipient shall certify as part of the agreement referenced above that its policy complies with 45 C.F.R. Part 94. If the subrecipient cannot provide this certification, the subrecipient’s Investigators will be subject to the requirements of this Policy for disclosing Significant Financial Interests that are directly related to the subrecipient’s work for IDT.

b) Additionally, if the subrecipient’s Investigators must comply with the subrecipient’s FCOI policy, the agreement with the subrecipient shall specify time period(s) for the subrecipient to report all identified financial conflicts of interest to IDT. Such time period(s) shall be sufficient to enable IDT to comply with this Policy and to provide timely FCOI reports, as necessary, to the PHS or the PHS Awarding Component.

c) Alternatively, if the subrecipient’s Investigators must comply with IDT’s FCOI Policy, the agreement with the subrecipient shall specify time period(s) for the subrecipient to submit all Investigator disclosures of Significant Financial Interests to IDT. Such time period(s) shall be sufficient to enable IDT to comply timely with its review, management, and reporting obligations as set forth in this Policy and in 45 C.F.R. Part 94.

2) Providing timely FCOI reports to the PHS Awarding Component regarding all financial conflicts of interest of all subrecipient Investigators (i.e., prior to the expenditure of funds and within 60 days of any subsequently identified FCOI).



V. Notice and Training

A) Notice.
IDT shall provide all Investigators with notice of this Policy, the Investigator’s responsibilities regarding disclosure of Significant Financial Interests and of the regulations in 45 C.F.R. Part 94.

B) Training Requirement.
All Investigators must receive training on this Policy prior to engaging in Research related to any PHS-funded contract.

C) Training Frequency. Investigators must complete training at least every four years following the initial training. In addition, Investigators must receive training immediately in any of the following circumstances:

1. IDT revises its financial conflict of interest policies or procedures in any manner that affects the requirements of Investigators;
2. An Investigator is new to IDT; or
3. IDT finds that an Investigator is not in compliance with this Policy or a management plan.

VI. Non-Compliance and Disciplinary Action

A) Compliance Expectation
Individuals subject to this Policy are expected and required to comply fully and promptly with the requirements of this Policy.

B) Disciplinary Action
Investigators who deliberately or repeatedly fail to fully and truthfully disclose Significant Financial Interests, or fail to comply with any Management Plan, shall be subject to disciplinary action, up to and including termination.

VII. Public Access

Prior to expenditure of any funds under a PHS-funded research project, IDT will ensure public access, via IDT’s publicly accessible website , to this Policy. Prior to expenditure of any funds under a PHS-funded research project, IDT will ensure public access, via IDT’s publicly accessible website or written response to any requestor within five (5) business days of a request, to the following information concerning any FCOI involving Key Personnel that is still held by Key Personnel:

  • The Investigator’s name;
  • The Investigator’s title and role with respect to the research project;
  • The name of the entity in which the Significant Financial Interest is held;
  • The nature of the Significant Financial Interest that forms the basis of the FCOI
  • The approximate dollar value of the significant financial interest provided in dollar ranges, or a statement that the interest is one whose value cannot be readily determined through reference to public prices or other reasonable measures of fair market value.

VIII. Record Retention

IDT will maintain records relating to all Investigator disclosures of financial interests and IDT’s review of, and response to, such disclosures (whether or not a disclosure resulted in a determination of an FCOI), and all actions under this Policy or retrospective review, if applicable, for at least three years from the date of final payment by PHS.



RESPONSIBILITY FOR MAINTENANCE OF THIS POLICY: Director Global Treasury
RESPONSIBILITY FOR OVERSIGHT AND REVIEW: Director Global Treasury
REVIEW AND APPROVAL DATE: June 02, 2017
APPROVED BY: Andreas Kastenbauer, Dr. Christian Wirth, Chief Executive Officers

1To the extent that a U.S. government contract requires notice to be provided to the Contracting Officer assigned to the contract, then notice shall be provided to both the assigned Contracting Officer and the PHS

Awarding Component. Such notification requirement, where applicable, relates to all notification and reporting obligations addressed in this Policy.